Aceasta aplicatie a colectiei WinMENTOR ENTERPRISE se adreseaza firmelor cu activitate de tip „Rent a Car”.

Dupa cum se observa in dialogul de intrare in aplicatie, accesul este restrictionat prin parola, iar pentru fiecare utilizator se pot configura drepturile de acces la diverse optiuni din meniu. De asemenea se pot stabili drepturi de acces la campuri de pe machete, pentru a lasa completarea lor doar in seama celor desemnati ca avand competente recunoscute de conducere.

Acest modul, denumit WMERentACar, pe langa faptul ca raspunde tuturor cerintelor specifice, este integrat complet in modulul de baza WME, ceea ce confera un control perfect al activitatii. Prin imaginea de mai jos puteti face cunostinta cu sectiunea de introducere date.

In centrul aplicatiei WMERentACar se afla macheta de inregistrare a rezervarilor efectuate in scopul inchirierilor auto, care reprezinta scopul activitatii.

Aceasta macheta ofera urmatoarele functionalitati:

• permite gestionarea rezervarilor auto de tip: customer, abonament, courtesy, shuttle, transfer, uz intern, reparatii;
• ofera posibilitatea analizei parcului auto, a masinilor inchiriate, disponibile sau out of service;
• se poate consulta o matrice de disponibilite a masinilor, pe o filiala sau pe intreaga flota a firmei;
• pentru a evita erorile de operare, restrictioneaza inchirierea aceleasi masini in aceeasi perioada;
• faciliteaza utilizarea de masini care apartin altor gestiuni decat gestiunea de plecare in cursa, operatie care este premergatoare unui transfer de la gestiunea proprietara la gestiunea de plecare;
• se pot aloca masini din flota unui partener extern in situatia in care masina inchiriata urmeaza sa fie imprumutata de la un tert;
• permite stabilirea automata a preturilor de inchiriere prin utilizarea unor matrici generice sau personalizate pe client, sediu, locatie, intervale de valabilitate;
• pentru rezervarile facute cu mult inainte de data plecarii in cursa, alocarea masinii pe rezervare se poate realiza conform constantei: “Cu cate ore inainte de plecare poate fi rezervata masina”.
• introducerea retroactiva a rezervarilor se poate restrictiona cu ajutorul constantei: “ Rezervari RentACar: cu cate ore in urma pot fi datate”;
• pentru situatia in care predarea masinii de catre client nu se face la data promisa, se recalculeaza automat diferentele de pret;
• poate calcula automat si inregistra vouchere care pot fi folosite pe rezervari ulterioare;
• permite gestionarea transferurilor de masini intre filiale;
• permite asocierea daunelor produse cu prilejul inchirierii;
• monitorizeaza reparatiile si comenzile de service pe fiecare masina, pastrand istoricul interventiilor efectuate (reparatii, intretinere periodica);
• recalculeaza diferentele de km in cazul in care s-a depasit limita de km zilnica impusa in contract;
• pentru situatia in care masina este predata de catre client in alta gestiune decat ce de la care a preluat-o, calculeaza automat taxa de dislocare (in functie de distanta dintre gestiunea de predare a masinii si gestiune de plecare in cursa );
• recalculeaza diferenta de combustibil si permite facturarea acesteia in situatia in care masina este predata cu rezervorul de combustibil la nivel diferit fata de plecare;
• permite completarea pe rezervare a unei garantii si permite incasarea acesteia in cazul in care situatia o impune;

In macheta de mai sus se poate observa matricea de disponibilitate, care prezinta in mijloc o grila cu total masini libere pe clase auto. In partea dreapta se observa masini care nu sunt libere, dar care urmeaza sa soseasca in ziua rezervarii curente, iar in stanga sunt afisate masini care de asemenea nu sunt libere, dar care pleca in ziua de sfarsit inchiriere curenta. Aceasta matrice permite satisfacerea preferintelor clientului la momentul stabilirii masinii pe care o va primi spre utilizare.

Starea masinii la plecarea in cursa, cat si starea la revenire sunt evidentiate in pagina stare auto in aceeasi zona a machetei. Eventualele daune rezultate in urma inchirierii sunt inregistrate in acelasi loc.

Informatiile legate daune si stadiul rezolvarii lor se pastreaza ca istoric in parcul auto si se pot prelua automat pentru o masina din parc pe o rezervare de tip „Reparatii”, unde se pot aduce automat toate operatiile neefectuate inca pentru masina in cauza.

Masinile din flota sunt gestionate pe macheta Parcul auto, unde sunt tinute pe langa toate detaliile tehnice legate de mijlocul de transport, anvelopele utilizate, informatiile necesare exploatarii:

• autorizatii si documentele necesare utilizarii autovehiculelor, cu monitorizarea datei de expirare a lor si atentionare pe email;
• interventiile efectuate asupra mijloacelor de transport, revizii, cu atentionare prin email daca se aprope data de efectuare;
• istoricul citirilor privind numarul de km la bord  (completati automat de pe rezervarile auto);
• numarul de km la bord si combustibilul de sosire de pe ultima rezervare in care e implicata masina sunt date de initializare pentru rezervarea urmatoare;
• istoricul schimbarilor de status auto si a schimbarii gestiunii de exploatare.

Alte facilitati specifice:

• inregistrare de contracte comerciale cu clientii, eventual contracte de tip abonament;
• facturare, emitere bonuri casa marcat – pentru client si/sau pe sofer;
• se poate urmari restul de incasat pe client sau sofer;
• permite evidenta operatiunilor în lei si valuta;
• de pe rezervare se pot genera automat facturile sau bonurile pentru casa de marcat, atat pe client cat si pe sofer, in functie de felul in care e specificat platitorul pentru liniile din rezervare.

Coordonarea activitatilor zilnice se face utilizand un dashbord operational: total masini active in gestiune, masini inchiriate, disponibile, nereturnate, out of service, in ciclul de vanzare, transferate la alte gestiuni, transferate de la alte gestiuni, procent de inchiriere, transferuri asteptate, mentenanta in curand, mentenanta depasita, planificare pentru mentenanta, rezervari confirmate, rezervari neconfirmate, rezervari nefacturate, rezervari neinchise, preluari in data de analiza, predari in data de analiza.

Pentru esalonul de conducere este disponibil un dashbord de management, unde se pot urmari pe langa informatii operationale si urmatoarele: venituri asteptate, venituri acumulate, sume incasate, sume restante.

Analizele prin diagrame gantt permit obtinerea de imagini intuitive despre desfasurarea activitatii de inchiriere dupa criterii diverse. Tipul de rezervare este evidentiat prin culori: customer, abonament, courtesy, shuttle, transfer, uz intern, reparatii.

Modulul de listare este foarte bogat si permite interogarea bazei de date prin rapoarte configurabile 100% de catre utilizator.

Rapoarte specifice: Gradul de inchiriere, Masini disponibile, Masini ocupate, Centralizator masini ocupate, Rezervari auto, Profitabilitate contracte, Urmarire contracte , Parc auto.

De retinut ca orice raport poate fi analizat prin filtrare dupa informatii dorite la display, sau poate fi listat la imprimanda, exportat in diverse formate standard (XLSX, PDF, HTML).

Printr-un simplu click pe un buton orice raport poate fi afisat in forma grafica , ca in imaginea de mai jos.

Aplicatia este disponibila in 2 limbi: engleza si romana.