In momentul in care se considera ca o luna este incheiata, balanta contabila valabila in acel moment poate fi salvata si pastrata ca etalon. Aceasta optiune se gaseste in Liste > Mentor > Contabile si se numeste „Fixare balanta – etalon pe luna curenta”. Salvarea balantei etalon se face si automat la tiparirea unei balante generate pe toata firma.

Astfel, in cazul in care din diverse motive se va redeschide luna respectiva, la reinchiderea acesteia se va compara automat balanta-etalon cu cea rezultata la momentul respectiv. De asemenea, dupa generarea listei Balanta contabila pe toata firma (nu pe subunitati) si pe luna respectiva se poate opta pentru compararea balantei curente cu cea etalon. Ca rezultat al acestei comparatii, va fi furnizata o situatie cu diferentele rezultate (fig. 1) si una cu documentele care au cauzat aceste diferente (fig. 2).

In exemplul prezentat in figurile de mai sus s-a mai introdus o factura de intrare cu servicii primite in valoare de 100 Ron (fara TVA).

In cazul în care apar diferente, se va verifica daca acestea sunt justificate de modificarile facute in:

• Documente: orice documente care genereaza inregistrari contabile (intrari, iesiri, miscari interne, trezorerie, regularizari, note contabile diverse etc.); modificarile de documente fara inregistrari contabile aferente nu vor avea efect asupra balantei contabile (oferte, comenzi, contracte);
• Setari de configurari contabile: caracterizari contabile de articole, parteneri, personal, casa/banca, subunitati, tipul de TVA din nomenclatorul de articole, taxele si accizele din nomenclatorul de TVA;
• Constante: doar modificarile de constante care determina schimbari de inregistrari contabile (cele care au setate conturi la Valoare sau cele care au efecte in generarea de inregistrari contabile: „Iesiri marfa subunitati: inregistrari contabile ca intrari in rosu”, „Miscari interne, iesiri: inregistrari contabile”, „Regularizare casa/banca cu cont din constante”, „Tip PMP”, „Viramente de la angajati fara cont intermediar de viramente interne” etc.).

In cazul in care aceste diferente nu sunt considerate ca fiind justificate, se recomanda contactarea producatorului pentru depistarea cu precizie a originii lor. Pentru a putea identifica sursa diferentelor, producatorul va avea nevoie de doua salvari ale firmei: una facuta odata cu salvarea balantei-etalon, iar cealalta – actuala.