• Pentru evidenta cheltuielilor inregistrate in avans (471) si pentru trecerea in mod automat a acestora pe contul de cheltuiala efectiva, luna de luna, pana la stingerea integrala, se poate folosi optiunea Evidenta cheltuieli in avans.

• macheta Cheltuieli in avans se gaseste in MENTOR > Contabile > Evidenta cheltuieli in avans. In aceasta macheta nu pot fi adaugate inregistrari noi. Vor putea fi deschise cu butonul Detalii doar initializarile introduse in SERVICE > Initializare > Cheltuieli in avans.

I. Configurari

Trebuie initializata constanta Cont pentru cheltuieli in avans cu toate conturile care vor reprezenta cheltuieli inregistrate in avans.

Aceasta constanta se gaseste in: Constante generale Mentor > 02.Conturi diverse: Intrari/Iesiri.

Articolele care vor fi utilizate pentru inregistrarea cheltuielilor in avans trebuie sa fie de tip Serviciu si sa aiba drept cont reprezentativ unul dintre cele selectate ca si valori ale constantei de mai sus.

Trebuie definit cate un tip contabil pentru fiecare cont de cheltuiala in avans cu urmatoarele particularitati: la Cont reprezentativ trebuie setat contul de cheltuiala in avans si la Diverse contul de cheltuiala pe care se vor inregistra lunar parti din valoarea initiala.

II. Functionare

La pornirea firmei, daca in balanta contabila initiala sunt sume inregistrate pe 471, sume pe care doriti sa le dati lunar pe cheltuieli, acestea trebuie introduse in SERVICE > Initializare > Cheltuieli in avans. Pe aceasta macheta este obligatorie completarea tuturor datelor privind documentul care a creat obligatia si a datelor privind stingerea acesteia.

Facturile de intrare care creeaza noi cheltuieli in avans se introduc normal, ca orice factura de servicii. Daca doriti sa introduceti explicatii pentru fiecare element de cheltuiala in avans, puteti folosi campul Observatii de pe factura de intrare.

Platile din trezorerie direct pe cont pot crea cheltuieli in avans care sa fie repartizate lunar pe cheltuieli efective. Pentru aceasta trebuie sa se regaseasca contul intre valorile constantei specifice.

Toate sumele initializate sau operate in intrari / trezorerie pe conturile de cheltuieli in avans se regasesc in Contabile > Evidenta cheltuieli in avans. Cele care provin din initializare apar ca si rezolvate, iar pentru celelalte trebuie completate urmatoarele campuri:

• Tipul contabil aferent din care se preiau conturile necesare pentru generarea inregistrarilor lunare; se completeaza doar la prima rezolvare;
• Stingerea incepand cu anul… luna…: acestea se completeaza doar la prima rezolvare;
• Durata de stingere (luni): aceasta este folosita doar in luna rezolvarii, in rest, este doar informativa; se completeaza doar la prima rezolvare;
• Valoare stinsa precedenta (pentru valorile care vin din initializare): acesta se completeaza la prima rezolvare;
• Luni ramase: acesta se completeaza automat cu durata de stingere, se diminueaza luna de luna, dar poate fi modificat in orice luna; se poate completa si cu 0, caz in care in luna respectiva nu se mai genereaza inregistrarea 6… = 471;

Dupa completarea acestor date, nota contabila 6… = 471 se genereaza automat in luna curenta si in lunile urmatoare, dupa inchidere, pana cand campul Luni ramase devine 0 si campul Valoare stinsa precedenta devine egal cu valoarea initiala a cheltuielii in avans.

Stergerea inregistrarilor lunare se poate face doar prin stergerea documentului care a creat obligatia.