Lucrul cu subunitati permite inregistrarea de tranzactii pe o subunitate, dar in numele alteia:

• cheltuieli / venituri din documente de intrare, iesire, trezorerie, compensari, note contabile diverse;
• plati / incasari / compensari de documente emise pe o subunitate si stinse pe alta subunitate.

Aceste tipuri de tranzactii pot afecta Registrul jurnal al subunitatii pentru care au fost introduse sau pot ramane pe Registrul jurnal al subunitatii pe care au fost introduse. Indiferent pentru care varianta se opteaza, aceste tranzactii se vor regasi in situatia Realizari pe gestiuni pe gestiunea selectata pe respectiva operatiune.

I. Configurari

Pentru activarea modului de lucru cu inregistrari contabile operate pe o subunitatate in numele alteia, trebuie operate urmatoarele setari:

1. Trebuie setata constanta Separare inregistrari contabile pe subunitate debit si subunitate credit pe valoarea „Da”. Se gaseste in Constante generale Mentor > 1. Constante de functionare > 3. Contabile.

2. Completarea conturilor „Cont decontare SERVICII”, „Cont decontare CASA/BANCA” si „Cont decontare COMPENSARI” in caracterizarile contabile ale subunitatilor.

3. Bifarea optiunii “Gestiune principala a subunitatii” in nomenclatorul de Gestiuni, pentru o gestiune din fiecare subunitate. Aceasta gestiune va prelua toate inregistrarile contabile unde nu este precizata nicio gestiune.

II. Functionare

Operatiunile care intra in acest mod de lucru sunt:

• Inregistrarile de cheltuieli, venituri, cheltuieli in avans pe intrari, iesiri, monetare. Acestea sunt trecute prin contul intermediar setat la rubrica „Cont decontare SERVICII” din caracterizarea contabila a subunitatii pentru care au fost introduse;
• Inregistrarile in casa/banca de plati / incasari obligatii provenite de la alte subunitati sau de plati / incasari direct pe cont. Acestea vor fi trecute prin contul intermediar setat la rubrica „Cont decontare CASA/BANCA” din caracterizarea contabila a subunitatii pentru care au fost introduse;
• Inregistrarile in compensari de stingeri de obligatii provenite de la alte subunitati. Acestea vor fi trecute prin contul intermediar setat la caracterizarea contabila a subunitatii pentru care au fost introduse la rubrica “Cont decontare COMPENSARI”;
• Note contabile diverse.

Pentru o explicatie mai clara a acestui mod de functionare vom prezenta o situatie inregistrata in ambele modalitati.

Exemplu: Sediul central primeste o factura de cheltuiala 6xx de la furnizor 401 in valoare de 2.000 Ron si o inregistreaza pe subunitatea Sediul Central. In aceasta factura, 10% din cheltuiala este aferenta gestiunii Magazin din subunitatea Bucuresti, iar restul de 90% e aferenta gestiunii Depozit central din subunitatea documentului (adica Sediul Central).

1. Daca Separare inregistrari contabile pe subunitate debit si subunitate credit = „Nu”, atunci inregistrarile contabile vor fi:

Asta inseamna ca in Realizari pe gestiuni acesta cheltuiala va fi pe gestiunea Bucuresti si toate inregistrarile contabile vor afecta balanta subunitatii Sediu Central.

2. Daca “Separare inregistrari contabile pe subunitate debit si subunitate credit” = „Da” atunci inregistrarile contabile vor fi:

In acest fel Balanta contabila pe subunitati este corelata cu Realizari pe gestiuni: 200 RON de pe subunitatea Bucuresti apar acum atat in Balanta contabila, cat si in Realizari pe gestiuni in subunitatea Bucuresti, in timp ce 1800 RON vor aparea in Balanta contabila si in Realizari pe gestiuni pe subunitatea Sediul central.

Acest lucru a fost posibil prin spargerea inregistrarii de mai sus in doua, aceasta fiind singura solutie de inregistrare pe ambele subunitati a sumelor cuvenite. Si asta deoarece nu se poate ca jumatate de inregistrare (debit) sa fie pe o balanta, iar cealalta jumatate (credit) sa fie pe cealalta balanta.