Pentru evidenta articolelor facturate clientilor si pastrate in custodie (vandute dar neridicate de acestia) s-a dezvoltat o procedura de lucru descrisa in ceea ce urmeaza.

1. Iesiri (facturi, avize)

Pe documentele de iesire (avize, facturi) se foloseste optiunea Pastrare articole facturate in custodie activa dupa salvarea documentului.

Fig.1

La apelarea acestei optiuni se deschide o macheta noua in care se preiau articolele de pe factura cu informatiile UM, Cant, Pret (fig. 2). Nu se preiau in custodie articolele de tip serviciu. Campul Furnizor se completeaza cu clientul din factura si nu poate fi modificat.

Fig.2

Gestiunea de custodie se selecteaza de utilizator si se poate seta si pentru toate articolele prin butonul de alegere de pe capul de tabel. Tip contabil custodie se completeaza automat cu valoarea constantei: Tip contabil pentru pastrare articole facturate in custodie, dar poate fi modificat in macheta.

Constanta se gaseste in: Constante generale Mentor > 1. Constante de functionare > 7. Iesiri din stoc > 7.1. Functionare generala

Daca se seteaza  pe valoare „Da” constanta Avizele in rosu sting resturile de facturat ale avizelor initiale, atunci, la generare pozitiilor in rosu pe avizele de intrare, dupa selectia avizului, se va aduce restul de predat partenerului. Asadar, in cazul in care marfa se preda partenerului in mai multe etape, dupa selectia avizului se va putea vedea exact ce cantitate trebuie returnata acestuia.

Constanta se gaseste in Constante generale Mentor > Constante de functionare > Diverse.

Atentie!

Daca returul la furnizor se face cu aviz dar fara generare de pozitii in rosu, cantitatea returnata nu se stinge din cea initiala.

Acest tip contabil trebuie configurat cu conturi extrabilantiere ca in modelul din figura 3, cu metoda de gestiune FIFO si fara diferente de pret.

Butoanele +/- permit stergerea articolelor preluate de pe factura si respectiv, adaugarea selectiva a acestora.

Fig.3

Dupa verificarea, eventual modificarea articolelor ce raman in custodie (neridicate de client) si setarea tipului contabil si a gestiunii de custodie, se apeleaza butonul “Generare aviz”. In acest fel se creaza un aviz de intrare completat automat si salvat.

2. Aviz intrare

Documentul generat automat va avea:

• Numar aviz = Numar factura/aviz de iesire
• Data aviz = data factura/aviz client
• Furnizor = Client factura/aviz
• Articol aviz = articol factura/aviz (idem cant, UM)
• PU aviz = PU dest de pe factura de iesire
• TVA = 0 (pentru toate articolele indiferent de TVA de pe factura sau TVA asociat in nomenclator) (fig. 4)

Fig.4

Receptia se completeaza automat (imaginea urmatoare):

• Gestiune = gestiune custodie (specificata in macheta din fig.2)
• Tip contabil = tip contabil custodie (specificat in aceeasi macheta)
• Pret inreg = PU aviz (PU dest de pe factura de iesire)

Observatie!

Daca in macheta din fig.2 s-au selectat gestiuni de custodie diferite pentru articolele preluate de pe factura, se genereza NIR-uri corespunzatoare pentru fiecare gestiune.

Fig. 5

Nota contabila generata va fi: 803.3 = 999 cu valoarea fara TVA.

3. Aviz intrare – storno

Descarcarea stocurilor din gestiunea si tipul contabil custodie, la momentul ridicarii lor de catre client, se face tot automat prin macheta Intrari > Avize expeditie. In aceasta macheta, dupa selectarea clientului (ca si furnizor), se apeleaza o optiune noua: „Generare pozitii in rosu” (cu plus albastru).

Fig. 6

La apelarea acestei optiuni se deschide o macheta de alegere, ca in fig.7 cu avizele partenerului selectat. Dupa alegere aviz se completeaza corespunzator coloanele Articol, Pret, Cantitate in macheta intermediara, iar din aceasta se vor prelua articolele pe aviz cu „Cant = -Cantitate aviz initial” si „Pret = Pret aviz initial” (fig.8).

Fig. 7

Fig. 8

Receptia cu cantitate negativa se rezolva automat preluand de pe aceeasi pozitie de stoc creata prin avizul initial (in negru).

Pentru urmarirea articolelor facturate pastrate in custodie se folosesc listele de stocuri uzuale: Stocuri la moment, Balanta stocuri, Fisa de magazie, Facturi nesosite, generate pentru gestiunea de custodie si/sau tipul contabil custodie.