WinMENTOR ENTERPRISE permite lucrul cu intrari preluate doar din comenzi furnizori aprobate pe mai multe niveluri activate succesiv.

I. CONFIGURARI

Constante care trebuie setate:

• Constante generale > Functionare > Comenzi:
  • Comenzi furnizori: devin facturabile doar dupa aprobare = Da
  • Comenzi furnizor: numar maxim de aprobari pentru comenzi de tip stoc = …
  • Comenzi furnizor: numar maxim de aprobari pentru comenzi de tip serviciu = …
  • Facturare comenzi furnizori: validare ca gestiunea NIR-ului sa fie cea de pe comanda = Da
• Constante generale > Functionare > Diverse:
  • Numar înregistrari pentru urmarire pret intrare mediu = …
  • Numar inregistrari pentru urmarire pret intrare = …

In Nomenclatorul de articole > Alte caracteristici > Diverse: s-a introdus optiunea „Poate intra fara comanda furnizor” care trebuie setata pentru articolele la care este permisa intrarea pe factura fara preluare din comanda catre furnizori (bifa este valabila doar daca se utilizeaza modul de lucru Comenzi furnizori cu niveluri de aprobare).

In Nomenclatorul de articole > Alte caracteristici > Diverse: s-a introdus optiunea „Nu necesita niveluri de aprobare”. Articolele bifate astfel se pot prelua pe comenzi furnizori pe care nu se mai seteaza niveluri de aprobare si sunt direct facturabile.

In WinMService trebuie setate drepturile de acces ale categoriilor de utilizatori:

• la fiecare nivel de aprobare

• la modificare setari aferente in nomenclatorul de articole

• la modificare preturi intrare din comenzi furnizori aprobate

Nu se pot introduce pe aceeasi comanda articole de tip stoc si de tip servicii sau articole cu niveluri si articole fara niveluri de aprobare.

Daca la un moment dat se schimba valoarea constantelor cu numarul de niveluri de aprobare, comenzile deja introduse raman cu numarul de niveluri valabil la momentul introducerii lor. Comenzile noi vor avea numarul nou de niveluri de aprobare.

Comenzile introduse inainte de activarea constantei „Comenzi furnizori: devin facturabile doar dupa aprobare” = „Da” sunt considerate Facturabile.

II. FUNCTIONARE

Pe macheta de Comanda furnizor, pe grila de aprobari, implicit, fiecare nivel se completeaza cu Starea = Incerta. Utilizatorul care are drept de acces la nivelul respectiv poate sa seteze Stare = Aprobata/ Refuzata/ Reanaliza. Utilizatorul care introduce comanda trebuie sa marcheze finalizarea ei prin setarea primului nivel cu Stare = Aprobata. El poate reveni asupra comenzii pana in momentul in care se aproba nivelul 2. Dupa Aprobarea de prim nivel, comanda nu mai poate fi modificata: cantitate, pret, Gestiune, Centru de cost, Zile plata.

Comanda marcata cu „Respins” nu reactiveaza nivelul anterior.

Comanda marcata cu „Reanaliza” are ca efect marcarea nivelurilor precedente cu “Incert” pentru a da posibilitatea de a modifica respectiva comanda si de a reincepe procedura de aprobare de la primul nivel. Aceasta comanda va aparea in view-ul mare cu Stadiu aprobari = „Reanalizare (nivel 3)”.

Dupa aprobarea ultimului nivel, comanda devine „Facturabila” si abia acum este adusa la preluare pe documentele de intrare.

In view-ul de comenzi este afisata coloana „Stadiu aprobari” cu valorile:

• Nefinalizata
• Aprobata pana la nivel …
• Respinsa de nivelul …
• Reanalizare (nivel …)
• Facturabila

In view-ul de comenzi este afisata coloana “Gestiune receptie” care concateneaza gestiunile setate pe liniile de comanda.

Pentru informarea operatorului care introduce comanda sunt disponibile optiunile “Urmarire pret intrare” si “Preturi medii de intrare” aflate pe butonul cu “?”.

In cazul in care constanta “Facturare comenzi furnizori: validare ca gestiunea NIR-ului sa fie cea de pe comanda” = Da, atunci pe factura de intrare nu este permisa salvarea daca se modifica gestiunea NIR-ului fata de cea de pe comanda preluata.

In listele de urmarire comenzi furnizori s-au introdus coloanele:

• Categoria de utilizatori din care face parte cel care a introdus comanda
• 5 coloane cu „Nivel 1…5 – Stare „: cu valorile Incerta, Aprobata, Refuzata
• 5 coloane cu “Nivel 1…5 – Utilizator”

Daca dreptul de acces “Modif. pret pe facturi prel. din comenzi furn. aprobate” = Nu, atunci la preluare pe factura/ aviz nu se poate modifica pretul la articolele care vin din comenzi furnizori aprobate. In cazul in care comanda este in valuta, la preluare pe aviz sau factura in lei va rezulta alt pret in lei si validarea de modificare pret de la salvare factura se refera la Pretul actual / Curs.  Pe factura la aviz, la click pe butonul “Pret” se deschide macheta de editare preturi. Aici, la click din nou pe butonul „Pret” se cere cursul facturii si se face conversia preturilor din comanda prin cursul respectiv. Conditia esentiala este ca pe o intrare nu se preiau comenzi in monede diferite.