Pre-analiză

Primul pas în implementarea unei soluţii ERP îl reprezintă înţelegerea obiectivelor unei companii în conducerea afacerilor şi concentrarea eforturilor către îmbunătăţirea proceselor şi procedurilor de business ce vor fi integrate informatic.

Este esenţial ca atât implementatorul cât şi utilizatorul să înţeleagă pe deplin ce anume se încearcă să se realizeze prin acest proiect şi cu ce costuri: timp, bani şi resurse umane. De asemenea, e necesar să se ia în considerare randamentul investiţiei, detaliile proiectului şi planul de comunicare pentru toţi utilizatorii implicaţi: managementul de vârf, managementul operaţional, toţi membrii personalului de la toate nivelurile organizaţiei, sponsori, etc.

Un alt aspect foarte important este proiectarea corectă şi completă a sistemului informatic pentru o anume organizaţie; definirea corectă a particularităţilor reprezintă o condiţie a succesului proiectului.

Implementarea unui proiect de sistem informatic care are în centru o aplicaţie de tip ERP presupune şi un proces consistent de pregătire a personalului, pe baza unei versiuni de test a aplicaţiei, cu date reale ale companiei. Mediul de testare ales va simula modul în care managementul va controla afacerea cu ajutorul aplicaţiei ERP. Această etapă le permite viitorilor utilizatori să-şi facă o idee exactă despre cum va arăta şi se va folosi programul şi să se familiarizeze cu interfaţa de lucru.

Etapele pre-implementarii unei soluţii ERP:

• studierea funcţionării afacerii
• identificarea şi descrierea obiectivelor implementării şi a aşteptărilor viitorului utilizator
• analiza cererilor specifice ale utilizatorului
• GAP Analysis – evaluarea diferenţelor dintre performanţa reală şi performanţa potenţială a soluţiei informatice
• ajustarea soluţiei informatice până la finalizarea variantei optime

Analiză şi adaptări

Faza de analiză a procesului implementarii unei soluţii ERP este vitală pentru succesul proiectului. Ea necesită timp şi o cunoaştere amănunţită a tuturor operaţiunilor companiei.

Analiza proceselor şi procedurilor ce concură la funcţionarea normală a unei firme furnizează concluzii vitale referitoare la măsura în care un sistem informatic poate asigura concordanţa dintre obiectivele de afaceri stabilite de conducere şi capabilitatea sistemului ERP de a asigura buna derulare a procedurilor, în ideea realizării celor doi P – profitabilitatea şi productivitatea.

Pentru a putea face faţă unei analize complete premergătoare implementării unei aplicaţii tip ERP, este necesar să se înceapă cu o soluţie software ERP standard, cât mai potrivită obiectivelor companiei. Această soluţie va fi mai apoi modelată pentru a genera un instrument de lucru perfect adaptat.

Configuraţia hardware reprezintă un alt element cheie în analiza implementării soluţiilor informatice de tip ERP, prin rolul esenţial pe care reţelele, serverele şi sistemele de mid-range îl au în susţinerea structurii informatice a companiei.

Managementul informaţiei are un rol de prim rang în analiză, întrucât include prelevarea de template-uri ale procedurilor, testarea şi extragerea de informaţii de baze de date, formulare şi documente utilizate pentru a explica procedurile de gestionare a datelor şi observare a mediului de lucru.

În timpul unei analize premergătoare implementării unei aplicaţii tip ERP, informaţiile manageriale sunt necesare pentru evaluarea şi procedurile de abordare a strategiilor de planificare a sistemului ERP. Sunt cuprinse aici ca surse de informare: bugetele anuale pentru hardware, software şi personal, analiza costurilor, amortizarea şi raporturile mijloacelor fixe.

Pentru ca analiza să fie completă, este nevoie de contribuţia utilizatorului final. Ea garantează evaluarea eficienţei sistemului în ceea ce priveşte realizarea sarcinilor într-o perioadă rezonabilă de timp, în măsura în care participarea utilizatorului final este sistematică şi consistentă, contribuind din plin la realizarea proiectului soluţiei finale.

Încadrarea acestui proiect de Enterprise Resource Planning (ERP) se bazează pe o analiză de tip GAP, orientată modular.

Informaţiile despre structurile organizaţionale existente şi cele propuse trebuie discutate în timpul procesului de achiziţie a soluţiei ERP, întrucât reprezintă un factor decisiv în alegerea pachetului potrivit.

Paşii de urmat în documentarea structurii operaţionale şi financiare:

• Colaborarea cu managementul companiei pentru a înţelege structurile existente şi ce trebuie făcut pentru a obţine structurile necesare
• Stabilirea unui grafic al structurii organizaţionale actuale
• Conturarea unei imagini de ansamblu a companiei
• Definirea şi trasarea unui grafic al mediului financiar de operare
• Definirea mediului de management şi raportare financiară

Implementarea soluţiei ERP presupune o analiză comparativă amănunţită a tuturor modulelor disponibile prin raportarea lor la nevoile specifice ale companiei. În funcţie de acestea, se va trece la etapa următoare, ce presupune ajustări ale programului, prin configurarea sa sau prin dezvoltarea de noi funcţii, adaptate companiei.

Implementare WinMENTOR ENTERPRISE^®

Procesul de implementare cuprinde următorii paşi:

• Administrare WinMENTOR ENTERPRISE^® (WME^®)
• Constante WME
• Contabilitate generală
• Furnizori şi clienţi (parteneri)
• Stocuri
• Trezorerie
• Liste şi Rapoarte
• Verificări pentru atestarea finalizării implementării

Citeşte toate detaliile procesului de implementare

Program de suport extins

Programul de Suport Extins pentru pachetul de programe WinMENTOR ENTERPRISE cuprinde mentenanţa şi suportul tehnic.

MENTENANŢA

Versiuni noi ale programelor: Clienţii WME care au optat pentru un contract de Suport Extins, beneficiază de toate patch-urile, versiunile de update, upgrade, îmbunătăţirile, versiunile revizuite, cu upgrade-uri legate de actualizări legislative şi/sau cu funcţionalităţi adăugate, ulterioare actualei versiuni a pachetului de programe WinMENTOR ENTERPRISE şi apărute pe durata validităţii prestării serviciilor de Suport Extins, în mod gratuit.

• Versiunile noi pot fi descărcate de pe site-urile de lucru: www.wme.ro, ftp.winmentor.ro sau ftp2.winmentor.ro, sau oricare alt site de lucru al producătorului.

Corectare „Bug”-uri: În cazul unor erori manifestate de programe, verificabile şi reproductibile, clienţii beneficiază de suport pentru semnalarea şi corectarea bug-urilor.

• După ce bug-urile au fost corectate, soluţia poate fi una temporară (ex.: executabil intermediar), sau sub formă de versiune nouă a programelor, cu includerea eventuală unor instrucţiuni de configurare şi utilizare pentru implementarea modalităţii de corectare a bug-ului.

SUPORTUL TEHNIC

Imediat după încheierea perioadei destinate implementării programelor, clienţii beneficiază de suport tehnic prin email şi telefon (prin soluţii on-demand remote support).

Citeşte toate detaliile programului de Suport Extins