Programul generează automat notele contabile pornind de la documentele primare introduse. În acelaşi timp, conturile de venituri şi cheltuieli, precum şi conturile de TVA se închid automat. Orice altă înregistrare contabilă poate fi introdusă prin opţiunea Note contabile diverse din meniul Contabile.

Planul de conturi este configurabil, el putând fi adaptat la specificul oricărei activităţi.

Se pot defini oricâte analitice în planul de conturi, pe oricâte nivele. Atenţie: mai multe analitice înseamnă configurări contabile mai multe.

WinMENTOR deţine un modul de listare/raportare foarte puternic, care răspunde cerinţelor utilizatorilor. Astfel, există liste analitice de stocuri, parteneri, salariaţi şi trezorerie care înlocuiesc „nevoia” de a lista balanţa contabilă analitică atunci când se doresc astfel de informaţii.

„Salarii” este singurul modul care poate funcţiona independent de pachetul WinMENTOR, ca atare, poate fi achiziţionat separat.

Programul poate exporta rapoartele sale în diferite formate (txt, html, xls, dbf, db) cu ajutorul unei opţiuni specifice din modulul de Liste, care se numeşte în mod firesc „Export”!

Se poate reveni de oricâte ori doriţi în lunile anterioare, prin opţiunea din Service – Anulare închidere lună. După efectuarea modificărilor, închiderea lunilor va propaga diferenţele până la ultima lună cu date introduse. Atenţie însă, aceste modificări pot produce şi modificări ale înregistrărilor contabile automate, de aceea se recomandă salvare de firmă din Service – Diverse – Salvare date – Toată firma. Atenţie şi la balanţa de verificare!

WinMENTOR are posibilitatea monitorizării activităţii fiecărui utilizator şi consemnarea operaţiunilor efectuate într-un raport specific intitulat „Jurnal Operatori”. Managementul acestui jurnal îi revine utilizatorului „Master”, care este administratorul suprem!

Programul poate avea un număr nelimitat de utilizatori, fiecare cu parola lui şi cu drepturile sale de acces stabilite de un administrator special WinMENTOR, cu nume utilizator „Master”. Fiind un capitol destul de sensibil al implementărilor de software economic, regimul drepturilor de utilizator a fost dezvoltat considerabil în aplicaţia noastră, putându-se stabili drepturi distincte de vizualizare, editare şi ştergere asupra unei înregistrări, mergând până la inhibarea accesului la datele unei firme, la module sau opţiuni din meniu, indiferent de firmă.

WinMENTOR poate furniza o balanţă comună pentru un grup de firme, cu condiţia ca acestea să folosească acelaşi plan de conturi. Această facilitate este asigurată de modulul Cuplaj.

WinMENTOR foloseşte baze de date de tip Paradox (.db).

Concepută special pentru firme cu răspândire mare în teritoriu, această funcţie este îndeplinită de modulul Satelit al aplicaţiei noastre. Utilizarea modulului Satelit face posibilă cuplarea datelor introduse la puncte de lucru aflate la distanţă, obţinându-se în final evidenţa contabilă centralizată a firmei. Se pot opera toate tipurile de documente la punctele de lucru, sateliţi cum le denumim noi, chiar şi evidenţa salariilor, numai că aceasta nu va fi transferată pe bază în momentul cuplajelor. Transferul datelor la bază se va face pe orice tip de suport electronic sau prin email, de câte ori este nevoie (zilnic, săptămânal, lunar).

WinMENTOR are stabilite un set de reguli clare prin care se execută înregistrările contabile automate. Pe lângă aceste regului, există un set de peste 400 de constante care permit configurarea în funcţie de necesităţi. Pe baza acestor reguli şi a constantelor, utilizatorul poate modifica funcţionarea aplicaţiei după specificul activităţii pentru fiecare firmă în parte.

Dispozitivul hardware de protecţie (cheia HASP) poate fi mutat pe orice calculator pe care este instalat WinMENTOR. Doar că programul va rula în configuraţia stabilită numai pe sistemul pe care se află cheia HASP. Atenţie! Cheia poate fi scoasă de pe calculator numai după ieşirea din WinMENTOR. În caz contrar, aplicaţia va afişa mesajul „Acces neautorizat”!

După achitarea configuraţiei stabilite prin contractul de vânzare-cumpărare, toţi utilizatorii primesc licenţă personalizată, cu ID propriu, care atestă (alături de contract şi de facturile fiscale) dreptul de utilizare a programului pe durată nedeterminată.

Noţiunea de „transfer” de date între module este injustă în acest caz, WinMENTOR fiind o soluţie integrată cu o bază de date comună pentru toate modulele sale. Nu e nevoie niciodată de operarea de mai multe ori a unui document, nu există nici o procedură de transfer dintr-un modul în altul, datele sunt centralizate şi utilizabile încă din momentul introducerii.

WinMENTOR poate rula numai pe staţii Windows, dar serverul de date poate fi Linux sau orice alt sistem de operare.

Numărul de firme este teoretic nelimitat, restricţiile fiind impuse doar de sistemul de calcul. Datorită acestui lucru precum şi a uşurinţei de operare, programul s-a dovedit un produs ideal pentru cabinetele de expertiză contabilă.

Nu există nici o limitare în privinţa numărului de valute utilizat. Nomenclatorul „Monede” permite accesul operatorului pentru adăugare, modificare sau ştergerea valutelor. Programul permite listarea registrului de casă sau bancă pentru fiecare valută, asigurând atât calculul automat al diferenţelor de curs valutar cât şi regularizarea periodică a contului la dorinţa utilizatorului.

Da. Aplicaţia WinMENTOR este produsă 100% în cadrul grupului nostru de firme. Ca atare, toată interfaţa este în limba română.

În nomenclatorul de articole se introduc toate articolele, indiferent de încadrarea lor contabilă: stocuri, imobilizări, obiecte de inventar, servicii etc. Atenţie: pentru intrări cu preţuri diferite la acelaşi articol nu se creează poziţii noi în nomenclator. Nomenclatorul de parteneri conţine toţi partenerii firmei, indiferent de relaţia cu aceştia: clienţi, furnizori, creditori etc. Atenţie: un partener poate avea atât calitatea de client cât şi de furnizor – nu este necesar a fi introdus de mai multe ori în nomenclator.

Pentru marfa in custodie se foloseste optiunea de pe Iesire – Avize de expeditie.  Caracterizarea contabila folosita de catre articol trebuie sa aiba specificata contul aferent custodiei, iar pe document sa se bifeze Custodie pe Da. Prin intermediul acestei proceduri se elimina necesitatea inregistrarii gestiunilor de custodie, asigurand informatii corecte in sectiunea „Info Stoc”.

Şabloanele de înregistrări contabile au două funcţiuni: – încadrarea automată a fiecărui articol contabil pe o notă contabilă şi un jurnal contabil; această funcţiune permite listarea înregistrărilor contabile grupate pe note contabile sau pe jurnale contabile; mai mult, şablonul permite specificarea înregistrărilor care vor fi listate în notele contabile folosind simbolul %(următoarele); – a doua funcţiune este de a ataşa automat fiecărui articol contabil în parte observaţii. ATENŢIE! Fiecare articol contabil trebuie să se regăsească în descrierea din şabloane! Pentru cazurile de excepţie este necesar ca fiecare şablon să se termine printr-o linie * | *, adică „oricare la oricare”! 4* înseamnă toate conturile care încep cu cifra 4. În concluzie, şabloanele nu determină înregistrările contabile, ci doar stabilesc notele contabile şi jurnalele în care se vor regăsi acestea.

Verificaţi stabilirea unei rotunjiri mai mari la nivel de articol de genul xxx,xxxx. (Nomenclator articole, Pagină: Preţuri diverse, Rotunjire).

În Constante Generale, Personal salarizare trebuie setate următoarele constante: „Cont plată salar în card” (de exemplu 512.05 = Sume în curs de decontare) şi „Bancă încărcare card” (se completează contul bancar din care firma plăteşte salariile). În Nomenclatoare/Personal angajat/Fişă de personal la „Plata salarii” se selectează „Plată salarii pe card personal” şi se specifică banca şi contul angajatului. Exportul datelor pentru carduri se realizează din Liste/ Salarii/Diverse/Export card alegând tipul exportului (determină structura fişierului), banca pentru care se generează fişierul (banca emitentă de carduri) şi tipul plăţii (avans, premii, concediu, lichidare, prime de vacanţă).

Da, se poate lucra în acest mod, dar pentru aceasta trebuie făcute anumite setări: în Constante generale, Personal salarizare trebuie specificate „Banca pentru salariul negociat în valută”, „Moneda pentru salariul negociat în valută”, „Zi preluare curs avans” şi „Zi preluare curs lichidare”. În „Condiţii de salarizare” se bifează „valută” la salar negociat şi se completează valoarea în valută a acestuia. Pornind de la această valoare şi preluând cursul din Monede şi cursuri valutare, apelarea butonului „Brut” generează salariul tarifar de încadrare în lei. În fiecare lună, din cauza variaţiei cursului valutar şi pentru a nu modifica condiţiile de salarizare, după înregistrarea pontajelor de avans şi lichidare se foloseşte macheta „Salarii realizate excepţii”. Modul de lucru în această machetă este următorul: se aleg angajaţii cu salariile exprimate în valută (după alegere în partea de sus a machetei va fi completat automat ultimul curs al valutei de referinţă, la banca specificată în constante), se selectează toţi (buton săgeată în jos) şi se acţionează butonul „Negociat” care va determina completarea automată a câmpului „Realizat” cu salariul net în lei, pornind de la cursul valutar afişat. Ultimul pas este generarea salariului brut prin acţionarea butonului „Brut” (bineînţeles, calculul brutului se execută tot pentru persoanele selectate).

Dacă se lucrează cu obiecte de inventar în afara bilanţului, atunci în Constante generale/Conturi sintetice pentru identificarea tipului de stoc constanta: „Sintetic obiecte inventar” trebuie să conţină contul 803.9 şi nu 303. Această setare a costantei şi configurarea corectă a tipului contabil „Obiecte de inventar în afara bilanţului” (adică cont reprezentativ 803.9 şi 999 pe celelalte poziţii, unde 999 este un cont special pentru înregistrări în partidă simplă), determină înregistrarea contabilă corectă.

Dacă articolul achiziţionat ca „îmbunătăţire” este de tip serviciu, atunci după înregistrarea facturii de intrare, de exemplu pentru cont serviciu 231 ( 231 = 404 şi 442.06 = 404), se face o modificare de preţ a mijlocului fix prin contul 231 (coloana „Cont” din grila de transfer). Înregistrarea va fi 213.02 = 231 cu suma aferentă îmbunătăţirii. Pasul următor este actualizarea din „Rezolvare mijloace fixe”: intrând pe linia cu Stoc = 0 şi Rezolvat = 1 şi operând transferul (butonul „Transferat”. Dacă articolul „îmbunătăţire” este stocabil, atunci pe lângă cele descrise mai sus acesta va trebui scăzut din stoc („Diminuare de stoc”) în paralel cu includerea valorii lui în valoarea mijlocului fix („Modificarea de preţ”).

Se recomandă postcalul pentru fiecare comandă, indiferent de numărul de produse incluse în document. Este ideal ca determinarea preţului de cost să se facă pe fiecare produs în parte. În acest fel, evoluţia lui poate fi urmarită iar deciziile legate de fabricaţie pot fi fundamentate corect şi obiectiv. Pentru aceasta, se recomandă înregistrarea comenzii interne pentru fiecare lot de produs (nu pe unitate de produs sau pe unitate de măsură). Dacă nu se procedează astfel, aplicaţia nu poate oferi informaţii specifice despre costurile de fabricaţie pe produs.

În cazul în care comanda internă de lansare în producţie nu este închisă în luna curentă (deci n-a fost predată la magazie toată cantitatea lansată), atunci calculul se efectuează astfel: 

• pentru fiecare comandă se centralizează toate consumurile de manoperă şi materiale începând cu luna în care a fost lansată şi terminând cu luna curentă;
• pornind de la ipoteza că reţetarele (consumurile specifice) au fost respectate cu stricteţe şi ignorând eventualele rebuturi, se calculează consumul teoretic acceptat pentru fiecare comandă în parte, în funcţie de consumul specific teoretic şi cantităţile predate la magazie;
• valorile de manoperă şi materiale cu care este depăşit consumul teoretic, constituie producţie neterminată.

Câmpul „Stare” arată stadiul în care se află comanda respectivă şi poate avea valorile:

• neconfirmată, adică este doar operată fără să aibă completată cantitatea „acceptată” doar cea „comandată”
• nefacturată, adică este completat câmpul „acceptată” dar nu s-a făcut încă nici o factură cu preluare de pe această comandă
• facturată parţial, s-au făcut preluări pe facturi de pe această comandă dar nu este stinsă
• facturată integral, întreaga cantitate acceptată a fost facturată.

Generatorul de facturi din MENTOR este o unealtă prin care operatorul poate întocmi mai multe facturi simultan pentru un client specificat, pe baza stocului disponibil în momentul facturării. La generarea facturilor, programul sortează articolele în funcţie de cotele de TVA şi în funcţie de termenele de plată, astfel încât, în cele din urmă, vor rezulta un număr de facturi în funcţie de numărul de linii acceptat pe fiecare factură. Numărul de linii poate fi setat prin constante. Generatorul din Comercial reprezintă o facilitate care permite onorarea comenzilor primite de la clienţi în mod automat. În acest scop, programul încearcă să rezolve aceste comenzi total sau parţial în ordinea termenelor de livrare şi a stocului disponibil la momentul generării. În concluzie, generatorul de facturi din Mentor generează facturi pentru un singur partener pe baza stocului existent la momentul facturării, în timp ce opţiunea din Comercial generează facturi automat pentru mai mulţi parteneri în limita stocului disponibil şi a termenelor de livrare.

Numărul descriptorilor este limitat doar inferior, fiecare element trebuie să fie caracterizat de minim un descriptor, chiar dacă acesta este unul fictiv, denumit spre exemplu NULL. Numărul maxim însă trebuie ales cu mare discernământ. Un număr prea mare de descriptori cere un efort foarte mare din partea operatorului, astfel încât „lăcomia” de a avea cât mai multe informaţii se poate întoarce împotriva dumneavoastră. O utilizare corectă presupune găsirea unei soluţii de mijloc. Recomandări:

• la proiectarea structurii de elemente, este important să se stabilească o ierarhie între aceste elemente; acestă ierarhie va fi dată de ponderea cheltuielii/venitului analizat în total cheltuieli/venituri;
• numărul de descriptori se va alege în funcţie de importanţa elementului de analiză; nu are sens descrierea prea detaliată a unor elemente neimportante;
• pentru elementele folosite în mod frecvent numărul maxim recomandat de noi este de 5 descriptori;
• elementele folosite mai rar pot avea chiar şi 10 descriptori;

În cele mai multe situaţii, aceeaşi sumă expertizată poate fi caracterizată prin mai multe elemente de analiză, cu observaţia că unul dintre aceste elemente reprezintă elementul principal. Astfel, dacă vă aflaţi pe macheta de elemente, atunci elementul pe care tocmai îl editaţi reprezentă elementul principal, iar elementele alese în grila de înregistrări suplimentare automate reprezintă celelalte elemente necesare. De exemplu, presupunem că avansul spre decontare plătit unui angajat pentru achiziţii diverse se înregistrează pe elementul „Avans decontare”. În această situaţie, la momentul decontării, dacă unul dintre bonuri e un bon de benzină, atunci suma plătită va figura pe elementul principal „Combustibil”, iar ca înregistrare suplimentară automată ar trebui să existe elementul „Avans decontare”, cu valoarea în roşu a bonului, în ideea că o parte din banii plătiţi din firmă ca avans decontare şi-au clarificat destinaţia (combustibili) şi înregistrarea iniţială (avans decontare) trebuie corectată.

Categoriile de preţ definite la bază se pot transmite satelitului odată cu sincronizarea nomenclatorului de articole, dacă aceste categorii sunt asociate articolelor iar constanta „Preţ multiplu Bază — Satelit” (Constante generale/Satelit) este setată pe „Da” atât la bază cât şi la satelit.

Satelitul nu are acces la procedurile WinMENTOR de încărcare a soldurilor şi stocurilor iniţiale. De asemenea, satelitul nu are dreptul de a modifica planul de conturi sau fişierele ce conţin descrierile contabile ale articolelor, partenerilor, băncilor şi personalului. Aceste date ajung pe satelit de la calculatorul bază printr-o procedură numită „sincronizare”, procedură în urma căreia firma satelit va avea toate elementele necesare pentru a-şi desfăşura activitatea ca un post obişnuit de WinMENTOR. În ce priveşte restul nomenclatoarelor cât şi a fişierelor ce conţin documente (intrări, ieşiri, operaţii Casa / Banca, compensări) drepturile de acces ale satelitului sunt identice cu cele ale oricărui utilizator WinMENTOR.

1. modul de lucru „Offline”:
   • avantaje:
     • nu este necesară imobilizarea permanentă a unui calculator conectat la casă
   • dezavantaje:
     • la casele cu memorie mică exista pericolul să nu se poată trimite întreg nomenclatorul de articole
     • operarea vânzărilor se face pe coduri PLU sau coduri de bare
     • transmisia datelor şi citirea vânzărilor din casă poate dura destul de mult (în funcţie de tipul casei şi de mărimea nomenclatorului de articole)
2. modul de lucru „Emulare tastatură”:
   • avantaje:
     • funcţionarea nu depinde de mărimea memoriei casei de marcat
     • operându-se pe calculator, regăsirea articolelor vândute este mai simplă
     • înainte de a fi transmis către casă, bonul poate fi mai uşor validat vizual pe ecranul calculatorului
   • dezavantaje:
     • fiecare casă de marcat trebuie să fie conectată permanent la câte un calculator care va fi imobilizat pentru activitatea de vânzări
3. modul de lucru „Online”:
   • avantaje:
     • funcţionarea nu depinde de mărimea memoriei casei de marcat
     • operarea vânzărilor făcându-se pe casa de marcat, permite calculatorului să poată rula în acelaşi timp şi alte programe (conexiunea casă-calculator se face printr-un driver ce rulează în background)
     • pot fi conectate simultan mai multe case la acelaşi calculator
   • dezavantaje:
     • imobilizează un calculator care trebuie să răspundă permanent cererilor venite de la case

1. modul de lucru „Offline”: informaţiile privind articolele vândute de magazin (denumiri, preţuri, stocuri, cote TVA) sunt trimise din calculator în casa de marcat, după care conexiunea calculator – casă poate fi oprită. Casa are toate elementele pentru a-şi desfăşura activitatea fără asistenţa calculatorului.
2. modul de lucru „Emulare tastatură”: bonurile sunt editate pe calculator după care sunt listate în casa de marcat ca şi la o imprimantă fiscală.
3. modul de lucru „Online”: operatorul vinde de pe casa de marcat iar aceasta cere calculatorului informaţii privind articolul cu codul tastat de operator (denumire, preţ, TVA).

Dacă nu se lucrează cu articole cantaribile trebuie setata constanta: „Codurile de bare care incep cu 2 provin de la cantar” = NU.

Cea mai probabilă cauză este că aveţi un contract în derulare, aplicaţia fiind limitată periodic în funcţie de scadenţele stabilite, sau vi s-a instalat, spre evaluare, un modul ce nu a fost încă achiziţionat. 

• Alte cauze:

• dispozitivul HASP, necesar funcţionării aplicaţiei, a fost îndepărtat;
• anumite update-uri ale sistemului de operare fac necesară reinstalarea driverelor;
• aplicaţia Mentor.exe este lansată din alt folder decât cel în care s-a facut instalarea.

Cheile HASP sunt dispozitive hardware dedicate protecţiei bazei de date, cât şi protecţiei împotriva utilizării neautorizate a aplicaţiei.

Pentru instalare se lansează „Install.exe” din directorul în care s-a facut download de pe site-ul www.winmentor.ro. Atenţie: lansarea instalării se face cu drepturi de administrator (click-dreapta pe executabil – Run as administrator).

Da, se şterge directorul „WinMent” şi directorul „Borland” din „Program Files”. Eventual se curăţă regiştrii Windows prin ştergerea unei chei din „HKLMSOFTWARE” numită chiar „BORLAND”.

Cel mai probabil instalarea s-a făcut fără drepturi de administrator. De verificat şi schema de culori a Windows-ului, să fie „Windows standard”.

Da, cu condiţia ca serviciul „Samba” sa fie instalat şi configurat în prealabil.

Deocamdată nu se poate instala.

Versiunea monopost se instalează local, adică pe HDD-ul calculatorului. Versiunea de reţea implică existenţa unui file-server cu sharing pentru anumite partiţii sau directoare şi a unor staţii de lucru care accesează fişierele. Configurarea se face direct din programul de instalare sau din „bdeadmin.exe”. Din motive tehnice este recomandată varianta configurării din „bdeadmin.exe”.

Da, dar există mai multe variante de instalare în funcţie de necesitatea de a accesa bazele de date. Orice aplicaţie instalată pe un anumit sistem de operare nu funcţionează implicit pe un alt sistem chiar dacă este o versiune evoluată a acestuia. Citeşte documentaţia de instalare.

Directorul „WinMent” se instalează pe orice partiţie dar motorul de baze de date se instalează implicit în „Program Files” pe partiţia unde s-a instalat sistemul de operare.

În directorul „WinMent” se instalează programul iar motorul de baze de date se instalează în „Program FilesBorlandCommon FilesBDE”.

Cam 150 Mbytes pentru început. Pentru HDD-urile comercializate la momentul actual nu prea se mai pune problema spaţiului.

Orice sistem de operare Windows.